En comunicar todo es empezar

This column will change your life: confidence Ha pensado alguna vez en por qué algo que aprendemos a usar desde la infancia hasta convertirlo en un hábito diario e incluirlo en la rutina de nuestras vidas puede llegar a convertirse en la clave del éxito o el fracaso en nuestras relaciones profesionales e incluso personales dentro del ámbito de las organizaciones y las empresas, me refiero naturalmente a la habilidad de comunicarse, a la comunicación como proceso, a eso que llamamos en las empresas “comunicación interna”.

La acción de comunicarse puede parecer una tarea fácil si pensamos en ella como una competencia, como una habilidad, que entrenada a lo largo de nuestras vidas, nos permite a todos, sin excepción, adquirirla y mejorarla. En este sentido, en el ámbito de las empresas y las organizaciones, al contrario de lo que solemos hacer con la mayoría de las competencias surgidas de una sociedad compleja y de difícil interrelación, con la comunicación, tal vez porque la practicamos a diario, damos por hecho que con qué se produzca es suficiente y desde luego no solemos pensar en ella en términos de eficiencia. Me refiero con esto a que yo no sé ustedes, -llámenme ingenuo- , pero yo no salgo de casa preguntándome si hoy seré mejor o peor líder, si tendré una mayor o menor orientación a resultados o cuan efectiva será mi flexibilidad para adaptarme a los cambios del entorno, sólo acudo a estos pensamientos cuando es estrictamente necesario… –¡faltaría más! , soy un caballero-, diría un viejo conocido mío.

Algo parecido pasa en la mayoría de las organizaciones y empresas que he conocido, las cosas van bien, nos reunimos, nos presentamos elaborados Power Point los unos a los otros que nos confirma que las cosas van bien y nos mandamos multitud de emails, un día las cosas no van tan bien y nos seguimos reuniendo, presentándonos elaborados Power Point que ahora nos recuerdan que las cosas no van tan bien y aumentamos el número medio de emails  por persona, naturalmente en el bienintencionado ánimo de mejorar las cosas comunicándonos. De pronto un día aparece alguien nuevo en el trabajo, normalmente reconocido como “el consultor” o simplemente “ese”  y cuando nos pregunta cuál es a nuestro parecer la clave del éxito en el lugar de trabajo, ¿saben ustedes cuál es la respuesta más escuchada?, efectivamente… la comunicación.

En las organizaciones y empresas actuales, mantener un sistema de comunicación interna estable y eficaz se ha convertido en un reto más a la hora de competir, eso,  unido a la dificultad que por sí mismo tiene integrar los diferentes estilos de comunicación de quienes la conforman y a las especificidades y retos del constante cambio tecnológico que acompaña la digitalización de la información, puede convertir el asunto de la comunicación interna en un verdadero quebradero de cabeza.  Es habitual conocer empresas donde un determinado número de personas quiere saber todo lo que está pasando en referencia a su compañía mientras que otras prefieren conocer sólo los detalles que afectan a sus respectivos departamentos y algunas otras no quieren saber nada en absoluto más si ha llegado la nómina a final de mes. Hay unos que gustan interpretar la información única y exclusivamente en términos cuantitativos, otros sin embargo creen que son necesarios también los términos cualitativos, otros opinan que lo importante es el qué, otros que el cuánto y algunos que el cómo.

Como ven, una verdadera “Torre de Babel” en lo que se refiere a encontrar una única definición efectiva de lo que debería ser la comunicación interna en una organización, que de encontrarla  puede tener tantos matices como interpretaciones de lo que para sus integrantes significa, sin embargo podemos compartir algunas ideas que, a mi juicio, sin ser verdad absoluta, ayudarán a mejorar cualquier plan de comunicación interna:

 1,- Hable lo que haya que hablar y escriba lo que tenga que escribir

En los últimos años nos hemos habituado a que nuestro plan de comunicación interna consista en facilitar, ahora a través de la intranet de la empresa, antes en los tablones de anuncio, gran parte de la información que entendemos necesaria para el funcionamiento de la organización. Esto es el método pero no debe convertirse en la regla. Diferenciar el sentido de propósito de cada mensaje y decidir razonadamente el cómo transmitirlo en base a dicho propósito, es por mi experiencia, una práctica que puede ayudar a la comunicación interna. Piense que la importancia del mensaje no está tanto en cómo llega, sino en qué dice y cómo lo dice.

Naturalmente, las políticas de actuación, los estándares, las reglas y los procesos deben figurar por escrito, pero eso no evita que previamente se expliquen o se presenten para asegurar su entendimiento.

 2,- Anime a la organización en su conjunto a establecer una comunicación directa

Anime a que sus empleados, sus colegas, sus superiores abandonen el email cuando están situados en el despacho de al lado, en la planta de arriba o en el pasillo cercano. Aproveche las facilidades del entorno digital para que en su organización se mantengan encuentros con la finalidad de comunicar expectativas de los empleados y desempeño de la organización, emociones, asunto de trabajo, opiniones, ideas, etc. Incentive una comunicación abierta y directa y el uso de las nuevas tecnologías, su inmediatez, su creatividad, sus posibilidades y desaconseje el uso arcaico de la comunicación indirecta y sin emociones que proporciona el memorándum o el email.

Piense que no hay mejor remedio contra las ausencias de comunicación con los colegas de trabajo que comunicarse con ellos en persona, “one to one”.

3.- Implemente como  equipos de trabajo dedicados a mejorar la comunicación interna.

Tenga o no tenga un departamento expresamente creado para su comunicación interna, la comunicación interna existe y tiene vida propia dentro de la organización, se produce en los pasillos, frente a la máquina de café, en las reuniones, en los comunicados, en los emails, en la pausa del bocadillo, incluso fuera del horario de trabajo. Con toda seguridad no será complicado encontrar personas más dispuestas que otras, entre su plantilla a participar en un equipo para elaborar ideas que ayuden a mejorar la comunicación interna de su organización. Puede ser motivador para ellos y rentable para usted.

4,- Anticípese a los rumores con un buen plan de comunicación

Las organizaciones reclaman cualidades humanas como la creatividad, el compromiso y la confianza, todas ellas difícilmente exigibles desde métodos de poder que no integren la transparencia, la honestidad, la firmeza y la sensibilidad ante las dificultades humanas en su forma de actuar y de comunicarse. Este y no otro es quizás el intercambio que piden los tiempos que vivimos, sólo lo uno se ofrecerá a cambio de lo otro. Si no es así no habrá trato posible. Las personas, que ahora tenemos la posibilidad de acceder de manera casi inmediata a una gran cantidad de información, cada vez tendremos más elementos de juicio para depositar  nuestras expectativas en organizaciones y empresas siempre que cumplan con una serie de valores sociales universales. El nuevo poder en la comunicación es el poder de la conducta humana y ninguna organización que no acomode sus políticas a ese poder pervivirá con éxito en el futuro.

5,- Esfuércese en entender , integrar y respetar la mayor de las diversidades, la diversidad de ideas.

Oímos a menudo mensajes al respecto de adaptar nuestra forma de actuar a la de un mundo global, mensajes que hablan al respecto del valor de la diversidad como un factor enriquecedor que hay que procurar integrar en nuestras acciones y planes de negocio. Acudimos a encuentros que ponen en valor la gran oportunidad que se nos brinda a través de las nuevas tecnologías para hacer que ese mundo global compuesto por diferentes culturas forme parte de nuestro horizonte profesional y, sin embargo, todavía hoy nos cuesta un gran esfuerzo integrar en el estatus de las organizaciones la diversidad mayor de todas, la diversidad de ideas.

La presencia de diferentes ideas en una organización debe encontrar el canal adecuado para que, sean conocidas, de lo contrario puede ocurrir que esas ideas siendo diferentes se conviertan en contrarias y anónimas, sin identidad, que sin duda es lo que más contribuye a crear un clima laboral inapropiado para solicitar  compromiso y  responsabilidad  tan necesarios en los nuevos retos de futuro de cualquier organización.

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